ERP pour les activités de projet — un logiciel pour les services pilotés par projet
Les activités de projet regroupent les entreprises qui tirent leur revenu de missions délimitées plutôt que d'une production continue : agences, cabinets de conseil en management, bureaux d'études, cabinets d'architecture, intégrateurs systèmes, éditeurs de logiciels sur mesure, bureaux d'ingénierie structure et de nombreux prestataires spécialisés du segment ETI. L'ERP qui les soutient doit répondre avec précision à quatre questions chaque mois : combien de temps a été consacré à quel projet, quels jalons ont été livrés et peuvent être facturés, quelle est réellement la rentabilité de chaque projet, et quelles ressources sont engagées et où pour les six prochains mois. Les ERP génériques traitent les deux premières questions de façon passable et les deux dernières médiocrement — c'est pourquoi les produits spécifiquement conçus pour les activités de projet conservent leur part de marché, même à mesure que l'univers ERP plus large se consolide.
Suivi des temps et saisie des prestations
Les activités de projet vivent de saisies de temps exactes et rapides. Chaque heure saisie en retard, imputée au mauvais projet ou jamais saisie, c'est de la marge qui s'envole. Un ERP pour activités de projet doit offrir une saisie des temps mobile et rapide, des favoris récurrents, des hiérarchies projet-tâche et une étape de validation par le chef de projet avant facturation. L'intégration avec les outils d'agenda (Outlook, Google Calendar) raccourcit le chemin de la réunion à la saisie du temps. Là où la saisie reste pénible, les collaborateurs la délaissent — et les rapports de rentabilité des projets deviennent une fiction.
Facturation au jalon
Les contrats de projet sur le marché français se présentent sous trois formes : régie (temps passé et frais), forfait avec jalons, et un mode hybride associant une enveloppe forfaitaire et des extras en régie. L'ERP doit prendre en charge les trois et les combiner sur un même projet lorsque c'est nécessaire. La facturation au jalon exige que le système suive les jalons planifiés par rapport aux jalons livrés, déclenche les factures à l'acceptation d'un jalon et gère les scénarios d'acceptation partielle. Pour les missions plus longues, la reconnaissance du revenu à l'avancement (PoC, percentage-of-completion) selon le PCG (le Plan comptable général français) et la norme IFRS 15 doit être prise en charge nativement, l'ERP de projet alimentant les comptes annuels audités via le grand livre. La facturation électronique conforme (Factur-X, dépôt sur Chorus Pro pour le secteur public) doit également être gérée nativement.
Rentabilité des projets en temps réel
L'erreur la plus coûteuse dans les activités de projet, c'est de découvrir au neuvième mois d'une mission de douze mois que le projet est déficitaire. Un bon ERP de projet montre à chaque chef de projet l'image actuelle de sa rentabilité — chiffre d'affaires prévu, chiffre d'affaires facturé, coûts prévus (personnel, frais, sous-traitants, outils tiers), coûts réels, produits constatés d'avance — mise à jour quotidiennement. Les indicateurs de gestion de la valeur acquise (CPI, SPI) donnent une alerte précoce avant que le dépassement de coûts ne devienne visible dans la trésorerie. La rentabilité des projets doit aussi se consolider au niveau du portefeuille pour la direction, idéalement avec un détail jusqu'à la saisie de temps individuelle qui explique l'écart.
Planification des ressources et taux d'utilisation
Le taux d'utilisation est le deuxième KPI le plus important dans les activités de projet, après la rentabilité. La vue de planification des ressources de l'ERP doit montrer, par consultant ou ingénieur, la capacité prévue par rapport à la capacité disponible sur les 8 à 16 prochaines semaines, ventilée par projet. Les réservations provisoires (probables mais non signées), les réservations fermes (contrats signés) et les absences doivent toutes être visibles dans une même vue. Les profils de compétences, les certifications et les compétences linguistiques comptent pour les décisions d'affectation et doivent constituer un modèle de données à part entière, et non un champ libre. Pour les grands cabinets de conseil, l'intégration du pipeline de demande avec le CRM boucle la boucle : le responsable des ressources voit quelles opportunités du pipeline commercial requièrent quelles compétences et à quel moment elles se concrétiseront.
Critères de sélection et éditeurs
- Structure de projet avec phases, lots de travaux et tâches
- Suivi des temps mobile et rapide avec mode hors ligne
- Facturation au jalon, en régie et hybride sur un même projet
- Reconnaissance du revenu à l'avancement (PCG / IFRS 15)
- Rentabilité des projets en temps réel avec ventilation par type de coût
- Planification des ressources avec profils de compétences
- Saisie des coûts de sous-traitance et refacturation
- Gestion documentaire des projets avec gestion des versions
- Intégration avec le CRM et les systèmes de paie et de RH
- Export comptable et facturation électronique (Factur-X / Chorus Pro) pour l'expert-comptable
Parmi les éditeurs pertinents pour le marché français figurent Cegid et Sage (suites de gestion établies), Divalto, ainsi que des spécialistes du conseil et des services comme Vertec (spécialiste suisse pour les cabinets de conseil) et Projektron BCS. Les modules d'activités de projet de Microsoft Dynamics 365 BC et de Microsoft Dynamics 365 F&O sont également répandus. SAP S/4HANA avec le module Professional Services est le choix habituel des grands groupes d'ingénierie et de conseil. Pour les agences à dominante créative, des produits comme teamleader et Wrike (orientés projet, sans être des ERP complets) sont courants, associés à un back-office comptable léger.